En pratique

Comment réserver une Classe Sport et Sciences ?
La réservation des Classes Sport et Sciences se fait exclusivement auprès de Cap Sciences. Les dates et les modalités du séjour sont convenues avec l’école en prenant en considération les desiderata exprimés, la disponibilité de Cap Sciences et de ses partenaires culturels, ainsi que la disponibilité des centres d’hébergement. Un dossier de confirmation est adressé à l’école par Cap Sciences en guise de validation définitive du séjour.

Comment s’organisent les transports ?
Pour arriver et quitter le centre d’hébergement ainsi que pour les visites culturelles du lundi et/ou du vendredi (cfr. programmes), il appartient à l’école de réserver un autocar pour la matinée, l’après-midi ou la journée complète. Des informations détaillées à ce sujet figurent dans le dossier de confirmation du séjour

Quel est mon rôle en tant qu’enseignant et qu’en est-il de mes frais de séjour ?
La bonne collaboration entre l’enseignant et l’animateur permettra à la classe entière de vivre, à travers les activités proposées, un moment vraiment privilégié. L’enseignant reste donc responsable de sa classe durant l’entièreté du séjour. Sa présence active garantit la qualité de l’atelier. Durant les temps de pause (10h30 et 15h30) et les repas (diner-goûter – souper), les enfants sont sous votre entière responsabilité. Il n’y a pas de surveillances prévues par les animateurs Cap Sciences.
Le séjour des accompagnateurs adultes est gratuit (1 accompagnateur/groupe de 20 enfants). Pour tout accompagnateur supplémentaire, un tarif variant selon le thème et le centre d’hébergement sera appliqué (veuillez prendre contact avec Cap Sciences pour plus d’informations à ce sujet).

Combien d’élèves peuvent participer aux Classes Sport et Sciences ?
Nos Classes Sport & Sciences s’adressent à 2 groupes-classes (min. 40 à max. 56 enfants) ou 4 groupes-classes (min. 80 à max. 100 enfants) (cfr. Programmes).
S’il y a moins d’élèves, un montant forfaitaire de 50€ par enfant sous le minimum imposé sera porté en compte. Le groupe ne peut en aucun cas compter moins de 38 enfants (2 groupes-classes) ou de 74 enfants (4 groupes-classes).

Comment se répartissent les frais ?
Les prix des Classes Sport et Sciences comprennent la pension complète, les activités sportives, les animations et les visites culturelles prévues au programme.
Une réduction tarifaire est possible moyennant un allègement du programme culturel (à spécifier lors de la réservation). Les prix s’entendent hors frais de transport.
Les prix des séjours en centres Adeps sont susceptibles d’être indexés en janvier de chaque année, ce qui peut entraîner une légère révision du prix des séjours.

Quels sont les modalités et délais de paiement ?
Cap Sciences facture le programme d’animation (ateliers scientifiques et visites culturelles). Le centre d’hébergement facture les activités sportives, l’hébergement, les repas et les autres prestations éventuelles du séjour. Un devis est joint au document de confirmation envoyé à l’école par Cap Sciences. Ce devis est à renvoyer à Cap Sciences, signé pour accord par la Direction de la part de la direction en guise de validation définitive du séjour. La facture sera établie au début de l’année scolaire durant laquelle le séjour a lieu, après validation par l’école du nombre d’enfants participants.
La facture de Cap Sciences est à honorer au plus tard 10 jours ouvrables avant le début du séjour.
La facture du centre d’hébergement est à honorer conformément aux délais de paiement figurant dans ses conditions générales de vente et/ou repris sur son contrat/ sa facture.

Que se passe-t-il en cas de modification du nombre d’élèves participants ?
Toute modification du nombre de participants doit être signifiée par écrit à Cap Sciences par écrit au plus tard 20 jours ouvrables avant le séjour. Les désistements qui nous seraient communiqués au-delà de ce délai ne seront pris en considération que sur présentation d’un certificat médical. Tout participant supplémentaire, non signalé endéans les délais impartis, devra faire l’objet d’une demande à adresser à Cap Sciences. En cas d’acceptation de celle-ci, le ou les participants concernés seront portés en compte. Notez que le nombre de participants définitif doit toujours se situer dans les fourchettes indiquées plus haut (pour deux groupes-classes : minimum 38, maximum 56 ; pour quatre groupes-classes : minimum 76, maximum 100). En cas de réduction significative du nombre de participants (désistement d’une ou plusieurs classes), Cap Sciences se réserve le droit d’annuler le programme d’animation.

Quelles sont les conditions d’annulation du séjour ?
Le séjour peut être annulé moyennant le respect des conditions générales de vente de l’Adeps et de Cap Sciences. S’agissant des prestations facturées par Cap Sciences (animations scientifiques et visites culturelles), celles-ci peuvent être annulées sans frais jusqu’à 25 jours ouvrables avant le début du séjour.  Pour toute annulation qui intervient après cette date, un montant forfaitaire de 150 € est porté en compte pour frais administratifs. Pour toute annulation qui intervient moins de 15 jours ouvrables à l’avance, la totalité des montants dus est portée en compte. La force majeure ne peut être invoquée qu’en cas de fermeture complète d’un établissement scolaire résultant d’une circonstance exceptionnelle et non prévisible (incendie, vandalisme, pandémie…) ou par une interdiction formelle d’organiser des séjours scolaires, décrétée par une autorité fédérale, régionale ou/et communautaire, pour quelque raison que ce soit.